Comentar sobre este guia

ICDB — Escopo da Coordenadora de Equipe

Documento inicial para treinar a coordenadora local do ICDB.

Linha do tempo macro

Esta é a linha do tempo-base do ICDB:

Horário Marco
7h00-7h30 Chegada da equipe ao local
8h00-8h30 Início do credenciamento
8h30 Entrada das participantes na sala e visita aos estandes
9h00 Início do evento, pontualmente
9h30-10h00 Trava de sala: apresentação oficial da equipe no palco e esquenta matinal
11h25 Preparação do sorteio: brindes no palco e sorteador na tela
11h30-12h00 Trava de sala: reta final da manhã (expositores, gravação Assistente 2 e sorteio)
12h00 Almoço
12h55 Preparação do sorteio: brindes no palco e sorteador na tela para retorno
13h00 Retorno do almoço (sorteio puxador de público)
15h00 Início do pitch
15h30 Fim do pitch e início do Chocolate Break
15h30-15h50 Chocolate Break
17h00 Fim do conteúdo
Após 17h00 Entrega de certificados com foto

O evento começa às 9h em ponto, mesmo que algumas participantes ainda não tenham chegado.

Sua função

Você é a coordenadora da equipe local do ICDB.

Sua função é garantir que a operação do evento aconteça sem a treinadora precisar parar a aula para resolver problemas.

A treinadora conduz o conteúdo.
A coordenadora sustenta o ambiente.

Na prática, você será o ponto central entre:

Equipe base

A operação base do ICDB começa com estes papéis:

A quantidade final de pessoas pode mudar conforme tamanho da turma, local e orientação da Matriz de Supervisão de Operação.

Se houver lojinha da treinadora, a operação deve considerar uma pessoa extra para loja: ASSISTENTE3.

Lógica dos papéis

A equipe deve ser organizada por blocos de responsabilidade, não por tarefas soltas.

Coordenadora

A coordenadora é a pessoa mais madura da operação local.

Ela precisa ter predisposição de produtora: agilidade, firmeza, coragem de liderar equipe e pouca hesitação diante de problema prático. O temperamento desejável é de colérico funcional: não para ser dura ou autoritária, mas para sustentar operação, pressão e decisão rápida.

Não precisa ter grande experiência de gerência, mas precisa ser organizada, conseguir delegar, supervisionar e acompanhar checklist sem se apavorar. A coordenadora olha no olho, explica o que precisa ser feito, confere se foi feito e mata os itens um por um.

Também precisa ser capaz de ler e seguir orientação. O processo já está estruturado; o papel dela é consultar, executar, cobrar e pedir ajuda quando necessário.

Ela é dona de:

A coordenadora pode pedir ajuda para executar, mas não deve perder a visão geral.

Referência de perfil: perfil-funcoes-chave-icdb.md

Assistente 1 — Operação & Sala

Fica mais próxima da operação física:

Assistente 2 — Conteúdo & Conversão

Fica mais próxima de conteúdo, prova social e apoio comercial:

A supervisão pode postar no Instagram, mas a entrega da Assistente 2 não é material bruto. Ela precisa entregar vídeos editados e fotos suficientes para a supervisão usar.

Essa divisão reduz troca de contexto e deixa cada assistente com um campo claro de atenção.

O que esperamos de você

Como liderar a equipe local

A coordenadora não precisa fazer tudo. Ela precisa fazer a equipe funcionar.

O papel da coordenadora é manter a visão geral, distribuir responsabilidades, acompanhar se cada pessoa está avançando e destravar o que estiver parado. Quando a coordenadora tenta carregar tudo sozinha, a equipe fica passiva e a operação perde força.

Cada pessoa assume sua parte

O tom da coordenadora não é:

Deixa que eu resolvo tudo.

O tom correto é:

Essa parte está com você.
O que falta para você conseguir concluir?

Cada pessoa da equipe precisa saber qual é sua responsabilidade e agir como adulta diante do que assumiu. A coordenadora acompanha, cobra e ajuda a destravar, mas não substitui a responsabilidade de quem aceitou uma função.

A Suprema é a linha guia

A Suprema não é perfeita, mas é a linha guia da operação.

Muitos itens parecem pequenos ou exagerados porque a pessoa ainda não viu o problema que aquele item evita. Em geral, cada check existe porque alguma edição já viveu atraso, confusão, esquecimento ou retrabalho naquele ponto.

A coordenadora deve defender o processo sem fingir que ele não pode melhorar:

O processo ainda pode evoluir, mas hoje ele é o nosso melhor guia para trabalhar em grupo e evitar problemas.
Se algo estiver confuso, vamos perguntar cedo.
Se algo puder melhorar, registramos para a matriz ajustar depois.
Agora, precisamos fazer a edição acontecer com o melhor processo que temos.

Sugestões são bem-vindas, mas a edição atual não pode travar porque o processo ainda não está perfeito.

Perguntar cedo evita incêndio

Dúvida operacional precisa aparecer antes, não no meio do evento.

Se alguém não entendeu uma tarefa, um horário, um link, um material ou um fluxo, a coordenadora deve estimular a pessoa a perguntar cedo no grupo de produção ou direto para ela.

Dúvida escondida vira atraso, erro ou improviso ruim no dia.

Cobrar checks e prazos com firmeza

Cobrar não é brigar.

Cobrar é proteger o evento, a treinadora e a experiência das participantes. Uma boa cobrança explica:

Se uma tarefa está marcada como pendente, a coordenadora não deve assumir que a pessoa "provavelmente fez". No trabalho em grupo, check é comunicação. Se não marcou, a equipe entende que ainda não está concluído.

Servir antes de festejar

Trabalhar em um Chega de Bagunça é uma entrega. É servir.

Existe um momento para curtir, festejar e celebrar: o final. Durante o evento, a equipe precisa estar concentrada em entregar valor para quem está esperando esse valor: as participantes.

A participante é a cliente. Ela comprou, saiu de casa e confiou no Reorganize para receber uma experiência bem conduzida. A equipe precisa fazer tudo o que estiver ao alcance para que ela receba o melhor que pode receber.

Por isso, durante a operação, a coordenadora deve observar e corrigir:

Seguir fielmente o processo é uma forma de servir bem. O processo reduz erros e protege a equipe de falhar com quem está esperando que a gente acerte.

Proteger a treinadora

A treinadora conduz o conteúdo. A coordenadora sustenta os bastidores.

Isso significa proteger a treinadora de interrupções pequenas, organizar a sala, acompanhar a equipe, resolver exceções possíveis e acionar a matriz quando algo passar do limite local.

Se a treinadora for puxada o tempo todo para resolver operação, ela perde força na condução da aula.

Cuidar do clima da equipe e da sala

Equipe morna, dispersa ou reclamona contamina a operação.

A coordenadora precisa observar a energia da equipe e o clima da sala. Se a sala estiver fria, insegura ou dispersa, ela deve ajudar a treinadora e acionar a supervisão se necessário.

O ambiente precisa estar focado, animado e seguro para as participantes.

Escalar rápido quando houver risco

A coordenadora não deve segurar sozinha problemas que ameaçam:

Quando houver risco real, a coordenadora aciona rapidamente a Matriz de Supervisão de Operação.

Guardiã das travas de sala (09h30 e 11h30)

A coordenadora é a guardiã das travas de sala. Ela deve assegurar que ninguém da equipe saia da plenária nos dois blocos mais acelerados da manhã:

  1. 09h30 às 10h00 (Apresentação oficial e esquenta):
    • Apresentação da equipe no palco com a treinadora e início do esquenta matinal.
    • Nenhuma assistente sai da sala para resolver demandas externas, compras ou ajustes de bastidor. Presença e energia total na sala.
  2. 11h30 às 12h00 (Reta final da manhã):
    • Dinâmica rápida: gravação do expositor pela Assistente 2, apoio de palco e sorteio da manhã.
    • Toda a equipe fica na sala para sustentar o ritmo acelerado e o suporte às dinâmicas antes do almoço.

Preparação prévia de sorteios (11h25 e 12h55)

A coordenadora não deixa para separar brindes ou testar tela na hora do sorteio. Antes de qualquer dinâmica de sorteio começar, a regra de ouro é:

O que não esperamos de você

Se tiver dúvida relevante, chame a Matriz de Supervisão de Operação.

Primeira missão: montar sua equipe

Você deve recrutar uma equipe local de apoio para o dia do evento.

A quantidade exata de pessoas será definida com a Matriz de Supervisão de Operação, conforme tamanho da turma, local e necessidades da edição.

Perfis desejados:

Assim que tiver os nomes, crie um grupo de WhatsApp da operação com:

O grupo de produção deve existir antes disso: idealmente 30 dias antes do evento, com mínimo de 15 dias. No início, entram treinadora, SUPERVISAO e CS. Dez dias antes do evento, entram coordenadora e equipe local aprovada.

Trabalho prático da operação

O trabalho da coordenadora e da equipe consiste em garantir que estes pontos estejam funcionando:

Lista de interessadas em ser Personal Organizer

No começo da edição, a coordenadora deve garantir que a lista de interessadas em ser Personal Organizer circule ou fique disponível conforme a orientação da treinadora/matriz.

A lista pode ser simples, em papel, com:

Antes do pitch, a coordenadora deve colocar essa lista na mesa da treinadora e combinar isso com ela. A treinadora pode precisar da lista no slide antes do pitch.

Exemplo visual redigido:

Exemplo redigido de lista de interessadas em ser Personal Organizer

Em treinamento ou KB público, usar apenas exemplo redigido. Não publicar foto de lista real com nomes e telefones visíveis.

Procedimentos relacionados:

Papéis básicos da equipe

A equipe local pode ser dividida nestes papéis:

1. Coordenação

Pessoa responsável por centralizar dúvidas, decisões e comunicação com a Matriz de Supervisão de Operação.

Esse é o seu papel.

2. Credenciamento e entrada

Responsável por:

Fluxo importante:

3. Apoio de sala

Responsável por ficar dentro da plenária com a treinadora.

Essa pessoa observa:

Regra: a treinadora nunca deve ficar sozinha na sala.

4. Conteúdo / bastidores

Responsável por captar vídeos curtos e fotos do evento:

5. Alimentação, expositores e bastidores

Responsável por:

6. Certificados

O ICDB sempre tem certificado com foto.

No momento dos certificados, a dupla principal é:

A chamada deve ser rápida, com cerca de um segundo entre cada nome. A Assistente 1 chama e coloca os certificados na mesa; as participantes escutam o nome, pegam o certificado e entram na fila da foto. A Assistente 2 tira todas as fotos individuais de certificado com um telefone da equipe, e depois as fotos são enviadas no grupo da turma.

A coordenadora não deve ficar presa na entrega dos certificados, porque depois do break da tarde a equipe fica muito focada em fechar vendas do MRZ.

Depois do break da tarde

Depois do break da tarde, a prioridade operacional muda.

A equipe precisa ficar muito focada em:

Esse momento é sensível. A equipe não força compra, mas oferece assistência, segurança e apoio emocional para quem está tentando se matricular.

Guias que a equipe precisa conhecer

Antes do evento, a coordenadora deve saber que existem guias separados para:

A coordenadora não precisa decorar tudo, mas precisa saber onde consultar e quem é responsável por cada parte.

Boas práticas no dia

Controle de tempo

A equipe deve ajudar a treinadora a cumprir o cronograma.

Use placas grandes, visíveis do fundo da sala:

Mostre de forma discreta, mas clara.

Arquivo dos cartazes/placas para impressão: baixar PDF dos cartazes/placas

Atenção: os cartazes de tempo cobrem o risco de atraso, mas a coordenadora também precisa vigiar o risco oposto — a treinadora acelerar demais e terminar cedo demais. Já aconteceu de uma edição encerrar às 11h por causa disso. Até existir um tempo definido por bloco de slide, use sensibilidade: o slide deve sempre estar avançando (nunca parado enquanto a treinadora faz uma dissertação longa), mas sem pular ou comprimir blocos de conteúdo sem necessidade.

Ritmo com a treinadora dentro da plenária

A coordenadora (ou quem estiver de apoio de sala) funciona como o "conference buddy" da treinadora: ela nunca fica sozinha na plenária, e alguém da equipe precisa sentir o clima da sala e o estado da treinadora o tempo todo — se a turma está curtindo, se a treinadora está insegura ou nervosa, se uma piada ou comentário não caiu bem.

Esse acompanhamento não é só logístico. O foco da coordenadora durante a aula é também educacional: prestar atenção no que está sendo ensinado e em como a turma está recebendo, não apenas em som/projeção/horário.

Problema leve (a treinadora escorregou em algo, público mais frio): resolver com a equipe local, ajustando no intervalo seguinte. Problema mais grave (pergunta difícil, situação constrangedora, tensão na sala, treinadora muito insegura): ligar para a Matriz de Supervisão de Operação, mesmo fora de horário comercial ou fim de semana — o problema não deve ficar sem resposta até segunda.

Clima da sala

A coordenadora também é responsável por observar se a treinadora está animando a turma e se o clima da sala está vivo.

Clima morno não serve para o ICDB. A sala precisa estar focada, animada e segura: participantes rindo, felizes, confiantes no projeto e na treinadora. O ambiente não deve ficar desconfiado, frio ou travado.

Se a coordenadora perceber que a turma está morna, dispersa ou insegura, deve ajudar a treinadora a ajustar a condução. Pode fazer isso com sinais discretos, uma conversa rápida no intervalo ou apoio da equipe para elevar a energia da sala.

Se não souber como ajudar ou se o clima continuar ruim, deve ligar para a Matriz de Supervisão de Operação e pedir ajuda rapidamente. Não esperar o problema crescer.

Situações de conflito

Se uma participante reclamar em público, gerar tensão, interromper a aula ou criar desconforto:

  1. A coordenadora ou alguém da equipe se aproxima da treinadora.
  2. A treinadora não deve ficar sozinha.
  3. A situação deve ser mediada com calma e respeito.
  4. Se possível, leve a conversa para fora da plenária.
  5. Avise a Matriz de Supervisão de Operação se precisar de orientação.
  6. Em caso de reclamação pública, motim, tensão coletiva ou situação que possa escalar, tire a conversa da sala e coloque a pessoa em contato com Hugo/matriz por telefone.

O objetivo é proteger o clima da sala e a autoridade da treinadora.

Vestimenta e identificação

Orientação inicial:

Para esta operação, a orientação registrada é usar broches grandes rosa para identificar a equipe local, se forem enviados pela Priscila/matriz.

Antes do evento

Antes do dia do evento, alinhe com a Matriz de Supervisão de Operação:

Sempre que possível, fazer ensaio ou visita ao local no dia anterior para testar som, slides, projeção e fluxo de entrada.

A coordenadora também deve garantir que haverá um computador disponível para operações importantes no dia do evento. Ela pode levar o próprio laptop ou pedir que alguém da equipe leve, desde que isso esteja combinado antes.

Fontes internas