ICDB — Entrega de Certificados

O ICDB sempre tem entrega de certificado com foto.

Este procedimento explica como preparar os certificados físicos para evitar gargalo no encerramento.

Formato

Os certificados são impressos iguais, já com assinatura da mentora/treinadora e sem o nome das participantes.

Os nomes são preenchidos à mão no dia do evento.

Antes da impressão, a equipe precisa ter a assinatura da mentora/treinadora escaneada ou em imagem com qualidade suficiente para inserir no certificado.

Modelo/arquivo de certificado para impressão:

Usar somente este modelo genérico. Se aparecer outro modelo de certificado, arquivo antigo ou pasta com versões anteriores, não usar para impressão.

Ao receber a foto/arquivo da assinatura da mentora/treinadora (tarefa da SUPERVISAO em PRE_EVENTO), salvar o arquivo na pasta da treinadora no Google Drive (a mesma pasta criada no onboarding — ver procedimento-onboarding-treinadora-icdb.md), antes de inserir no modelo para impressão.

Quando preencher

Logo depois do almoço, a equipe deve começar o preenchimento dos nomes nos certificados.

Referência operacional da Suprema: 13h30.

Preencher somente certificados de participantes que fizeram check-in/presença no credenciamento. Não preencher certificado de inscrita que não compareceu, para evitar desperdício de impressos.

Responsáveis

ASSISTENTE1 organiza certificados, ordem e chamada. Como ela acompanha credenciamento/lista de presença, também confere quem fez check-in antes de preencher os nomes.

ASSISTENTE2 organiza a fila e fica responsável por tirar todas as fotos individuais de certificado com um telefone da equipe.

COORDENADORA garante que o processo comece no horário e não vire gargalo no encerramento.

Procedimento

1. Confirmar a lista final de participantes presentes a partir do check-in.
2. Separar os certificados em branco já assinados.
3. Escolher a pessoa da equipe com melhor letra para preencher os nomes.
4. Preencher à caneta somente os nomes de quem fez check-in, com calma e legibilidade.
5. Manter os certificados em ordem para a entrega.
6. No encerramento, chamar os nomes com ritmo ágil, com cerca de um segundo entre cada nome.
7. Colocar os certificados na mesa na mesma ordem da chamada.
8. As participantes escutam o nome, caminham, pegam o certificado e entram na fila da foto.
9. ASSISTENTE2 tira todas as fotos individuais com certificado usando um telefone da equipe.
10. Enviar todas as fotos no grupo da turma depois da entrega.
11. Tirar foto oficial do grupo com certificados conforme o procedimento próprio.

Ritmo da entrega

A entrega precisa ser ágil.

Quem chama os nomes não deve esperar cada participante chegar para chamar a próxima. A lógica é chamar em sequência, com um intervalo curto de cerca de um segundo entre nomes, para formar fluxo.

As participantes escutam o nome, caminham até a mesa, pegam o certificado e já entram na fila da foto individual.

Todas as fotos individuais de certificado são responsabilidade da ASSISTENTE2 e devem ser tiradas com um telefone da equipe. Depois, as fotos são enviadas no grupo da turma para as participantes salvarem.

Assistentes da equipe local

Assistentes da equipe local também podem receber certificado de participação/apoio, quando aprovado pela coordenação da edição.

Referência de foto oficial

Para foto oficial do grupo, seguir: procedimento-foto-oficial-icdb.md

Regra

A coordenadora não deve ficar presa executando toda a entrega, porque depois do break da tarde a equipe também está focada em assistência de compras e fechamento de matrículas do MRZ.