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ICDB — Compras de Materiais pela Matriz

Este procedimento orienta quando e como acionar compras de materiais físicos para uma edição do ICDB.

Quando executar

Quando as vendas estiverem fluindo de forma consistente e a operação entender que a turma tem alta chance de encher.

Não esperar a véspera se os materiais precisam ser comprados online e enviados para a cidade do evento.

Responsável

A TREINADORA cuida da organização prática da compra: montar o carrinho, estimar prazo de entrega, informar endereço de recebimento e acompanhar se os materiais chegaram.

A SUPERVISAO pode apoiar, conferir e cobrar avanço quando necessário, mas a responsabilidade operacional da compra é da treinadora.

O pagamento dos itens aprovados é feito pela matriz. A treinadora não deve pagar com recurso próprio sem autorização explícita.

Materiais possíveis

A lista exata pode variar por edição, mas normalmente envolve:

Conferência de volume antes da compra

Antes de finalizar carrinho, apostilas ou certificados, a treinadora precisa confirmar com a SUPERVISAO a quantidade atual de pessoas com ingresso pago e a estimativa realista de participantes da edição.

Essa conferência define o volume compatível de compra e impressão. Comprar a menos pode travar a operação; comprar demais desperdiça material e dinheiro.

A regra vale para:

Lista de compras antecipadas da operação

A treinadora deve conferir com antecedência quais itens serão comprados para a edição, validar o volume com a SUPERVISAO e montar o carrinho com os produtos aprovados:

Item Referência
Sacolinha ICDB https://meli.la/2MUNvRq
Pulseirinhas amarelas https://meli.la/1WNFg6B
Pulseirinhas rosas https://meli.la/2d9uXyP
Biscoitinhos https://meli.la/1jEX1aK
Bombom https://meli.la/14jJ6MW
Canetas https://meli.la/2PL1bri
Blocos https://meli.la/2zT8h1G
Etiquetas brancas simples para marcar produtos da lojinha Comprar conforme necessidade da edição
Cola, tesoura e fita adesiva Comprar conforme necessidade da edição

Não esperar a véspera para comprar itens que dependem de entrega. Antes de pedir o pagamento pela matriz, a treinadora precisa conferir:

Se o prazo de entrega não chegar com folga antes da edição, a treinadora deve avisar no grupo de produção e propor alternativa local antes de avançar.

Impressos básicos podem incluir:

Arquivo de cartazes/placas do ICDB: baixar PDF dos cartazes/placas

Reembolso de impressão local em impressora própria

Quando alguém da equipe local tiver impressora em bom estado e conseguir fazer uma impressão limpa, a matriz pode reembolsar impressões simples feitas para a operação do ICDB.

Valor de referência: R$ 0,50 por folha impressa.

Esse reembolso se aplica a materiais simples em folha A4 sulfite normal, principalmente em preto e branco, como:

Flyers de oferta, como panfletos da oferta MRZ ou upgrade Premium, também podem entrar nesse modelo quando a impressão caseira tiver qualidade suficiente para uso no evento.

Antes de imprimir em volume, a pessoa deve validar com a matriz ou supervisão:

Procedimento

  1. A treinadora avalia a lista de materiais da edição.
  2. Antes de definir volume, confirma com a SUPERVISAO a quantidade de ingressos pagos e a estimativa de participantes da edição.
  3. Monta o carrinho com quantidades compatíveis com essa estimativa.
  4. Confere quantidades, valor total e prazo de entrega antes de enviar para a matriz.
  5. Informar no grupo de produção:
    • link ou print do carrinho;
    • quantidade de ingressos pagos considerada;
    • estimativa de participantes usada para definir volume;
    • valor total estimado;
    • prazo de entrega previsto;
    • endereço completo de entrega;
    • nome de quem recebe;
    • telefone de contato;
    • restrições de horário, portaria ou identificação do local.
  6. A matriz valida e faz o pagamento dos itens aprovados.
  7. Depois do pagamento, registrar no grupo de produção o que foi comprado e o prazo estimado.
  8. A treinadora acompanha a entrega até a confirmação de recebimento.
  9. Quando os materiais chegarem, confirmar no grupo de produção.
  10. Orientar a equipe local a separar os materiais por uso: credenciamento, sala, kits, sorteios e certificados.

Regra

Compras locais ou emergenciais só devem acontecer com aprovação da matriz.

Coffee, materiais, impressão, equipe e brindes podem ser pagos pela matriz quando aprovados previamente.

Quando a equipe local precisar comprar alimentação, almoço ou pequenos itens operacionais, a pessoa responsável pela alimentação deve solicitar uma caixinha de R$ 300 via Pix para despesas aprovadas pela matriz.

A pessoa que usar a caixinha precisa enviar no grupo de produção, como imagem, as notas fiscais ou comprovantes de todas as despesas. Ao final da edição, deve devolver eventual saldo restante para a matriz e informar no grupo.

A SUPERVISAO valida todas as despesas da edição conforme os comprovantes enviados no grupo de produção. Caso algum comprovante não tenha sido enviado, deve solicitar antes de fechar a prestação de contas.

Cotação emergencial de blocos

Quando a compra antecipada não chegar a tempo ou houver necessidade local, pesquisar papelarias, gráficas e copiadoras próximas.

Texto-base para WhatsApp:

Olá, precisamos comprar 100 blocos para sábado tipo esse:
https://www.mercadolivre.com.br/kit-50-bloco-anotacoes-rascunho-comanda-10x15cm-50-folhas/up/MLBU1757336817

Vocês por acaso teriam algo parecido em um preço similar?
Muito obrigado.