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ICDB — Guia da Equipe

Guia inicial para alinhar coordenadora, assistentes e matriz sobre quem faz o quê.

Equipe base

Quando houver lojinha da treinadora, a equipe deve considerar também:

Quando houver transmissão online ao vivo, a equipe deve ter também:

Compromisso com a agenda

Participar da equipe precisa fazer sentido para a própria pessoa.

Não aceite participar se você sente que está fazendo um favor para a Reorganize, se não vê vantagem em estar nesse time ou se não entende essa experiência como um benefício para você. Se estiver em dúvida se participar é bom para você, é melhor não aceitar.

Se você não considera que o Reorganize Cash é uma compensação razoável, não aceite e fique em paz. Aceite participar se você acredita que essa é uma oportunidade especial para você.

Quem aceita participar da equipe precisa organizar a própria agenda nos dias que antecedem o evento e no dia da imersão.

Na semana do evento, a agenda da produção naturalmente esquenta. Surgem confirmações, ajustes, compras, testes, mensagens, dúvidas e preparações finais. Por isso, cada pessoa precisa preparar a própria agenda principalmente para essa semana principal.

Todas as pessoas têm compromissos, mas assumir uma função no ICDB significa separar espaço real para estudar, preparar, responder orientações e executar o que for necessário. Se a agenda estiver apertada, a pessoa precisa fazer adaptações com antecedência para cumprir sua parte.

O evento não pode depender de alguém que aceitou a função, mas não deixou a própria agenda minimamente viável para fazer o combinado acontecer.

Servir antes de festejar

Durante o evento, a equipe está em entrega.

Existe um momento para curtir, festejar e celebrar: o final. Enquanto o Chega de Bagunça está acontecendo, a prioridade é servir bem as participantes.

A participante é a cliente. Ela comprou, saiu de casa e está esperando receber valor. A equipe precisa fazer tudo o que estiver ao alcance para que ela receba o melhor que pode receber.

Trabalhar em um Chega de Bagunça não é apenas "ajudar no evento". É assumir uma entrega real, com responsabilidade, atenção e cuidado.

Por isso, durante a operação:

O processo existe para reduzir erros. Seguir o processo é uma forma de não falhar com quem está esperando que a equipe acerte.

Travas de sala: permanência obrigatória da equipe na plenária

Existem dois momentos críticos na manhã em que toda a equipe deve permanecer 100% dentro da plenária (sala principal). Nenhuma assistente ou membro da equipe deve sair da sala para resolver demandas externas, buscar materiais fora ou se dispersar nesses intervalos:

  1. 09h30 às 10h00 — Apresentação oficial da equipe no palco e esquenta operacional:
    • Apresentação oficial da equipe no palco junto à treinadora (todas se apresentando pelo nome e como organizers).
    • Esquenta da turma com ritmo alto e energia acelerada. A presença física e a vibração de toda a equipe dentro da sala sustentam a autoridade da treinadora e o clima inicial de entrega do evento.
    • Nenhuma assistente deve se ausentar para resolver demandas externas nesse intervalo.
  2. 11h30 às 12h00 — Reta final da manhã (vídeo expositores, sorteio e apoio geral):
    • Bloco altamente dinâmico e acelerado: dinâmica de expositores/patrocinadores com gravação de vídeo pela Assistente 2, sorteio pré-almoço e apoio geral de palco.
    • Equipe completa posicionada dentro da sala para dar suporte à treinadora e garantir que a sala chegue ao almoço no auge do engajamento e organização.

Mapa resumido de funções

COORDENADORA

Responsável por decisões sensíveis, timing e sustentação geral da operação.

Perfil desejado: produtora ágil, firme, sem medo de liderar equipe e com temperamento de colérico funcional.

Fica com:

ASSISTENTE1

Responsável por operação física, sala, credenciamento e bastidores.

Fica com:

ASSISTENTE2

Responsável por conteúdo, prova social, depoimentos e apoio à conversão.

A entrega principal da ASSISTENTE2 são vídeos já editados no AutoCut do CapCut, prontos para postagem. A supervisão pode postar no Instagram, mas a edição e a entrega dos vídeos prontos são responsabilidade da ASSISTENTE2. Ela também deve postar os vídeos editados no grupo de participantes para que as alunas possam repostar, além de fazer muitas fotos ao longo do evento. Por isso, ASSISTENTE2 precisa ser administradora do grupo de participantes.

ASSISTENTE2 não pode ter medo de ir para a frente da sala para fotografar e filmar — não dá para captar conteúdo bom ficando só atrás. O camera man/celular não atrapalha e a equipe tem autorização de imprensa para captar imagem durante o evento.

Se a sala estiver maior que o público, seguir Foto e vídeo quando a sala não está cheia.

Referência (exemplos de captação indo para a frente da sala):

Exemplo de captação corajosa, indo para a frente da sala

Exemplo de captação corajosa, indo para a frente da sala

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Fica com:

ASSISTENTE3

Entra somente quando houver lojinha da treinadora ou operação física de venda de produtos no local.

Fica com:

ASSISTENTE4 — transmissão online

Entra obrigatoriamente quando houver transmissão online ao vivo, especialmente transmissão pelo YouTube com StreamYard.

Responsável por proteger a experiência das participantes online e fazer a ponte entre YouTube, StreamYard, grupo da transmissão, equipe técnica, coordenadora e treinadora.

Não substitui a equipe técnica. A equipe técnica resolve câmera, áudio, internet e operação técnica. ASSISTENTE4 observa a experiência real da participante online, sinaliza problemas e conduz a interação da transmissão.

Antes da abertura, precisa confirmar:

Mensagem-base para o centro de convenções quando houver transmissão:

Pessoal, no evento deste sábado vamos fazer transmissão.

Por isso, precisamos preparar:

- uma mesa para o computador da transmissão;
- um espaço para posicionar a câmera;
- um cabo de rede chegando até essa mesa;
- um cabo P10 para levar o áudio até a nossa mesa de transmissão.

A ideia é seguir o mesmo formato que fizemos da outra vez.

Durante a transmissão, fica com:

Critério mínimo: a participante online precisa conseguir ver, ouvir e saber onde interagir. Se isso falhar, ASSISTENTE4 sinaliza na hora.

ASSISTENTE4 não deve ser puxada para credenciamento, sala, certificados ou matrículas enquanto a transmissão estiver acontecendo. A prioridade dela é o online.

Como poucas edições terão ASSISTENTE4, orientações específicas da transmissão online devem ser registradas primeiro neste processo, não como linhas soltas na Suprema, salvo pedido explícito da matriz.

Neste ciclo de protocolar, novas orientações de ASSISTENTE4 devem ser consolidadas neste guia/KB, não na Suprema.

CS

Responsável pela comunicação pré-evento feita pela matriz.

Fica com:

SUPERVISAO

Responsável por orientar a operação pela matriz e receber materiais.

Fica com:

Referência complementar: perfil-funcoes-chave-icdb.md

Ideia central

A equipe existe para deixar a treinadora livre para conduzir o conteúdo e para sustentar a experiência das participantes.

Cada pessoa precisa saber seu papel antes do evento começar.

A divisão não deve ser feita como uma lista solta de tarefas. Cada assistente precisa ter um campo claro de atenção.

Resumo da divisão:

As assistentes podem se ajudar, especialmente depois do break da tarde, mas cada uma deve saber qual é seu campo principal.

Na apresentação da equipe para a turma, cada uma deve deixar explícito que é organizer: falar o próprio nome e se apresentar como organizer, não só citar a função do dia.

Linha do tempo macro

Horário Marco
7h00-7h30 Chegada da equipe ao local
8h00-8h30 Início do credenciamento
8h30 Entrada das participantes na sala e visita aos estandes
9h00 Início do evento, pontualmente
9h30-10h00 Trava de sala: apresentação oficial da equipe no palco e esquenta matinal
11h25 Preparação do sorteio: brindes no palco e sorteador na tela
11h30-12h00 Trava de sala: reta final da manhã (expositores, gravação Assistente 2 e sorteio)
12h00 Almoço
12h55 Preparação do sorteio: brindes no palco e sorteador na tela para retorno
13h00 Retorno do almoço (sorteio puxador de público)
15h00 Início do pitch
15h30 Fim do pitch e início do Chocolate Break
15h30-15h50 Chocolate Break
17h00 Fim do conteúdo
Após 17h00 Entrega de certificados com foto

O evento começa às 9h em ponto. Quem chegar depois entra naturalmente.

Fluxo de entrada e Premium

Antes de abrir o credenciamento, quem estiver aguardando no lobby ou em área anexa precisa ser resgatada: uma assistente convoca as pessoas presencialmente e a coordenadora avisa no grupo:

Estamos iniciando o credenciamento!

No credenciamento, ASSISTENTE1 precisa cuidar para que:

Frase sugerida antes de abrir a entrada:

Muito bom dia, pessoal! É um prazer ter cada uma de vocês aqui. Vamos começar o acesso das portadoras do ingresso Premium e, na sequência, quem escolheu o ingresso Prata.

Referência operacional: reservar as primeiras fileiras para Premium, colocar uma cadeira no limite dessas fileiras, sinalizar PREMIUM atrás da cadeira e usar fita rosa nas cadeiras Premium.

Certificados

No processo de certificados:

Guias de execução

Antes do evento, a equipe deve conhecer estes guias:

Assistência de compras / matrículas

Depois do break da tarde, a equipe fica muito focada em apoiar as matrículas do MRZ.

O papel da equipe não é forçar compra.

O papel é oferecer:

Exemplos de apoio:

Quando alguém fizer matrícula e houver pendência para a matriz, a ASSISTENTE1 deve anotar os dados em papel e enviar uma foto no grupo de produção.

Isso inclui:

Registrar pelo menos:

Regra rápida de Pix no evento:

Briefing operacional do dia

No alinhamento inicial da equipe, confirmar:

Se houver elemento de ambientação aprovado, como luz rosa, a equipe ajuda a configurar antes da abertura.

Quando houver placa ou impressão de setor Premium, deixar pronta antes da entrada das participantes.

Se houver pessoa responsável pelo coffee/break no local, alinhar antes do início como o almoço e o intervalo serão anunciados para as participantes.

Grupo de produção e checklist

Sempre que uma orientação for dada no grupo de WhatsApp da produção, cada membro da equipe precisa reagir com joinha para confirmar que leu e entendeu.

Se alguém tiver dúvida, deve perguntar logo abaixo da orientação, para a pessoa que mandou ou para a coordenadora. Não deixar dúvida silenciosa virar erro no evento.

Na Suprema/checklist, marcar a tarefa apenas quando ela foi feita. Não marcar como concluída só porque estudou, leu ou entendeu a orientação.

Tecnologia e aprendizado

Os processos mais tecnológicos têm orientação em texto e, quando necessário, em vídeo. O ponto principal é se programar com antecedência para estudar, testar e pedir ajuda antes de ficar em cima da hora.

Este processo também é uma trilha de aprendizado. A equipe não precisa se ver como super especialista que dá conta de tudo sozinha. Precisa se colocar em posição de interesse, aprender e seguir os processos.

A responsabilidade de ensinar, ajustar e melhorar o processo é da matriz. A responsabilidade de aprender, fazer e avisar quando algo travar é de quem está executando.

Vestimenta da equipe

Dress code: preto total.

Regra de postura

Fontes internas