ICDB - Cotacao de Local

Este KB e para enviar para treinadoras/coordenadoras que vao cotar local para uma edicao do ICDB.

Tutorial

Assista ao tutorial antes de iniciar a cotacao:

Quando a matriz enviar uma lista pronta de locais por cidade, use o indice privado de RFQs:

https://app.reorganize.com.br/kb/events/icdb/locais/rfqs-private?t=organizartransforma

O que precisamos

• Espaco para 100 pessoas.
• Evento das 9h as 17h.
• Acesso ao local das 7h as 18h para montagem, credenciamento, testes e desmontagem.
• Sala em formato auditorio ou escolar.
• 100 cadeiras.
• 5 mesas de apoio.
• Som.
• Projetor ou tela.
• Microfone, idealmente headset.
• Cafe em garrafa/termica, se possivel.

Nao precisamos de coffee break completo. Entregamos bombom aos participantes na parte da tarde.

Teto de valor

O valor maximo aprovado pela matriz e R$20 por pessoa, ja incluindo som e projecao.

Para 100 pessoas, isso significa mirar em ate R$2.000 no total.

Como usar a lista de RFQs

A lista de RFQs ja vem com locais pesquisados, contatos e mensagens prontas.

Fluxo recomendado:

1. abrir a lista da cidade;
2. copiar a mensagem inicial ja ajustada com cidade e data;
3. enviar a mensagem por e-mail para cada local;
4. quando houver telefone ou WhatsApp, enviar tambem pelo WhatsApp;
5. se nao houver telefone direto, clicar no site/mapa do local e procurar formulario, e-mail ou WhatsApp;
6. repetir o processo para todos os locais da lista.

O objetivo e gerar varios orcamentos rapidamente. Em cerca de 10 minutos, a treinadora/coordenadora deve conseguir acionar varios locais e aumentar a chance de receber propostas boas.

Sugestao de assunto para e-mail:

Orcamento evento

Mensagem inicial para cotar

Ola, tudo bem?

Estamos cotando um espaco para realizar o evento Chega de Bagunca em [CIDADE], no dia [DATA].

E um curso presencial para 100 pessoas, das 9h as 17h. Precisamos acessar o espaco das 7h as 18h para montagem, credenciamento, evento e desmontagem.

Precisamos de:
- sala em formato auditorio ou escolar;
- 100 cadeiras;
- 5 mesas de apoio;
- som;
- projetor/tela;
- microfone, idealmente headset;
- cafe em garrafa/termica, se possivel.

Nao precisamos de coffee break completo. Entregamos bombom aos participantes na parte da tarde.

Voces tem disponibilidade nessa data? Se sim, conseguem enviar orcamento e informar o que esta incluso?

Obrigada!

Mensagem fase 2 - quando vier acima do teto

Use quando o local respondeu, parece bom, mas o valor ficou acima de R$20 por pessoa.

Nao entrar em conversa longa. Enviar a mensagem de negociacao e aguardar retorno.

Prezados, tudo bem?

Eu falo em nome do Grupo Reorganize, do Rio de Janeiro. Realizamos eventos presenciais em todo o Brasil e trabalhamos com uma estrutura fixa definida pela matriz.

Para este formato de evento, o valor maximo aprovado e de R$20 por pessoa, ja incluindo som e projecao.

Nos gostamos do local, mas nesse valor eu nao conseguiria aprovar o orcamento internamente.

Caso voces consigam encaixar a proposta dentro desse valor, gostariamos de fechar imediatamente.

O que acham?

Antes de fechar

Confirmar por mensagem ou contrato:

• valor total;
• se som e projecao estao inclusos;
• se ha microfone e qual tipo;
• se o acesso das 7h as 18h esta liberado;
• se ha possibilidade de teste tecnico antes do evento ou cedo no dia;
• politica de entrada/reserva;
• prazo de pagamento;
• dados para contrato ou nota.

A matriz precisa aprovar o fechamento final.