ICDB — Preparação Técnica de Apresentação

Este procedimento orienta os testes e preparações técnicas antes do evento.

Objetivo

Garantir que slides, áudio, vídeo, internet, transmissão, música e materiais digitais estejam funcionando antes das participantes chegarem.

Responsável

A responsabilidade é da COORDENADORA, com apoio da equipe local e da SUPERVISAO quando necessário.

Checklist técnico

• confirmar que a coordenadora levará laptop ou que alguém da equipe levará um computador para operações importantes;
• confirmar notebook da treinadora com saída de áudio e HDMI, ou adaptadores necessários;
• solicitar microfone headset para a mentora/treinadora, salvo quando ela preferir microfone de bastão;
• confirmar cabo de áudio ligado na mesa de som do local;
• confirmar cabo HDMI ou conexão equivalente para projetor/TV/telão;
• confirmar Wi-Fi disponível;
• quando houver transmissão ao vivo, priorizar conexão via cabo;
• configurar Streamyard em 1080p, se houver transmissão;
• logar tutoriareorganize na aba/computador do local, quando necessário;
• personalizar slides da edição;
• conferir se logos de patrocinadores/apoiadores estão nos slides, quando houver;
• testar som;
• testar projeção;
• testar vídeos embutidos nos slides;
• testar as músicas embutidas nos slides;
• confirmar passador de slides;
• confirmar carregadores, adaptadores e cabos;
• anotar em um adesivo a senha do computador usado para a apresentação, para o caso de deslogar durante o evento.

Ensaio no dia anterior

Idealmente, a coordenadora e a treinadora devem ir ao local no dia anterior para um ensaio técnico de 30 a 60 minutos.

Nesse ensaio:

1. Conectar o computador aos slides.
2. Ver os slides projetados no equipamento real do local.
3. Testar se o áudio do computador sai no sistema de som do local.
4. Testar vídeos e músicas embutidos nos slides.
5. Testar passador de slides.
6. Identificar adaptadores, cabos ou soluções que precisam ser comprados ou emprestados.
7. Se possível, deixar materiais de credenciamento e kits já posicionados.
8. Confirmar se a lista de credenciamento está impressa ou acessível para impressão.

Se não for possível fazer o ensaio no dia anterior, a equipe deve chegar perto de 7h no dia do evento para absorver testes e montagem antes do credenciamento.

Slide da edição

Referência de personalização:

https://docs.google.com/presentation/d/1RTXM1WeC0F1jFU_L5utlWNggmeaj7Quiid-oE4eA9Ro/edit?slide=id.g3b89b16fa3c_0_284#slide=id.g3b89b16fa3c_0_284

Assim que os slides da edição estiverem prontos, compartilhar com a coordenadora e com a treinadora: a coordenadora usa para ajudar e acompanhar a treinadora, e a treinadora usa para estudar e apresentar no dia.

Regra

Tudo que depende de som, projeção, internet ou login deve ser testado antes da abertura da sala.

Se não for possível testar no dia anterior, a equipe deve chegar cedo o suficiente para testar antes do credenciamento.

Músicas nos slides

As músicas do evento ficam nos slides. A equipe não precisa se preocupar com Spotify ou playlist externa, salvo orientação específica da matriz para uma edição.

No ensaio, testar se as músicas dos slides tocam no som do local.

Gravação de áudio da aula

Toda aula presencial é gravada em áudio. Ver Gravação de áudio das aulas presenciais.

O teste de gravação entra no ensaio técnico, junto com som, internet e computador.