ICDB — Fechamento da Edição

Objetivo

Encerrar a edição com pendências comerciais, fotos/listas, lojinha e materiais rastreados antes da equipe se dispersar.

O fechamento não pode depender de memória. Tudo que envolve dinheiro, matrícula, produto entregue, lista de interessadas ou material operacional precisa ficar registrado no grupo de produção ou no documento indicado pela supervisão.

Quando fazer

No final do evento, antes da equipe ir embora.

Se alguma pendência só puder ser concluída depois, ela deve sair do evento já registrada com responsável, contato da participante e próximo passo claro.

Conectividade para bater o fechamento

Alguns locais bloqueiam o Wi-Fi de convidados para acesso a sistemas externos como a Suprema. Já aconteceu de a equipe não conseguir registrar o fechamento no local por causa disso. A equipe deve ter internet móvel (4G) de backup para não depender do Wi-Fi do hotel/espaço na hora de bater o pós-evento.

Responsáveis

• COORDENADORA: conduz o fechamento local e confere se nada ficou solto.
• SUPERVISAO: valida remotamente as pendências e aciona matriz quando necessário.
• ASSISTENTE1: registra pendências de matrícula, pagamento, apostila e dados de participantes.
• ASSISTENTE2: confirma fotos e vídeos essenciais do evento.
• ASSISTENTE3: fecha lojinha, quando houver.

Checklist de Fechamento

1. Lista de interessadas em ser Personal Organizer

A coordenadora deve confirmar:

• a foto da lista de interessadas foi enviada no grupo de produção;
• a lista física ficou com uma pessoa identificada;
• se a treinadora usou a lista no pitch, ela foi recolhida depois.

Referência: Guia da Coordenadora.

2. Matrículas, pagamentos e pendências

Antes de encerrar a equipe, confirmar se existe qualquer caso em que a pessoa comprou, pagou ou reservou algo e a matriz ainda precisa agir depois.

Exemplos de pendência:

• pagou na maquininha e ainda precisa ter matrícula manual no WebApp/Eduzz;
• pagou em dinheiro;
• pagou via Pix;
• pagou por outra forma combinada na hora;
• fez matrícula, mas não levou apostila por falta de apostila física;
• comprou MRZ, mas o nome ainda não apareceu no sistema;
• pagou taxa de reserva e precisa completar a matrícula depois.

Para cada caso, registrar:

• nome completo;
• telefone/WhatsApp;
• e-mail usado na matrícula;
• produto/plano comprado;
• valor;
• forma de pagamento;
• comprovante ou evidência disponível;
• pendência concreta;
• responsável pelo próximo passo.

Essas informações devem ser anotadas pela ASSISTENTE1 e enviadas no grupo de produção em foto ou documento simples.

3. Lojinha e vendas físicas

Quando houver lojinha, a ASSISTENTE3 precisa fechar:

• inventário final;
• lista de vendas;
• valor de cada venda;
• forma de pagamento;
• produtos entregues;
• produtos pendentes de entrega;
• divergências entre estoque inicial, vendas e estoque final.

Referência: Loja e Assistente 3.

4. Fotos e conteúdos essenciais

Confirmar se foram feitos e enviados/organizados:

• foto oficial do grupo;
• fotos individuais de certificado;
• fotos e vídeos dos expositores, quando houver;
• vídeos editados ou principais materiais produzidos pela ASSISTENTE2;
• foto da lista de interessadas em ser Personal Organizer.

Referências:

• Foto Oficial do Grupo
• Conteúdo da Assistente 2
• Entrega de Certificados

5. Materiais e caixas

Depois de resolver pendências comerciais e registros essenciais, fechar caixas e materiais sem misturar categorias.

Referência: Encerramento e Fechamento de Caixas.

6. Backup do grupo de produção

Exportar toda a conversa do grupo de WhatsApp de produção da filial com mídia, salvar o ZIP no Drive do Reorganize e conferir o upload antes de limpar mídias pesadas do aparelho.

Referência: Backup do Grupo de Produção no WhatsApp.

Modelo de mensagem no grupo de produção

Fechamento da edição:

1. Lista de interessadas em ser PO:
Foto enviada no grupo? [sim/não]
Lista física ficou com: [nome]

2. Matrículas/pagamentos com pendência:
[nome] — [produto/plano] — [forma de pagamento] — [pendência] — [responsável]

3. Apostilas/entregas pendentes:
[nome] — [item pendente] — [responsável]

4. Lojinha:
Inventário final enviado? [sim/não/não teve lojinha]
Documento/lista de vendas enviado? [sim/não/não teve lojinha]

5. Fotos e conteúdos:
Foto oficial: [ok/pendente]
Fotos de certificado: [ok/pendente]
Expositores: [ok/pendente/não teve]

6. Materiais e caixas:
Fechamento de caixas concluído? [sim/não]
Materiais que ficaram com alguém: [descrever]

7. Backup do grupo de produção:
ZIP exportado com mídia e salvo no Drive? [sim/não]
Mídias pesadas limpas do aparelho depois da conferência? [sim/não]

Pendências para matriz/supervisão:
[listar]

Regra

Ninguém deve sair da edição carregando uma pendência comercial, financeira ou de participante apenas na cabeça.