ICDB — Seleção e Negociação do Local

Este procedimento orienta a busca e avaliação de locais para uma edição presencial do ICDB.

KBs para enviar ou reaproveitar com treinadoras/coordenadoras:

• kb/events/icdb/locais/cotacao-local-icdb.md
• kb/events/icdb/locais/mensagem-fase-2-orcamento-acima-teto.md
• https://app.reorganize.com.br/kb/events/icdb/locais/rfqs-private?t=organizartransforma

Tutorial de uso da lista RFQ:

Faixa de orçamento

Pesquisar locais mirando, quando possível, custo de R$ 20 a R$ 25 por pessoa, já com projeção e som incluídos.

Na negociação, buscar uma entrada baixa para reservar o local. Referência: entrada baixa para aproximadamente 15 dias depois, ou no máximo 20% de entrada, conforme margem de negociação e aprovação da matriz.

Critérios de localização

O local deve ser:

• bem localizado;
• fácil de chegar;
• em região segura para participantes;
• sem entorno muito vazio, abandonado ou inseguro;
• adequado para mulheres chegarem e saírem com tranquilidade.

Critérios físicos

Checar presencialmente ou por vídeo:

• formato de auditório para a sala principal;
• disponibilidade de cinco mesas de evento;
• cheiro do lugar;
• ausência de mofo;
• acabamento minimamente adequado;
• salas bem pintadas;
• banheiros limpos e sem cheiro ruim;
• cadeiras em bom estado, sem rasgos;
• condições gerais do espaço;
• se a sala já inclui projeção;
• se a sala já inclui som;
• se há Wi-Fi e possibilidade de cabo quando houver transmissão.

Critérios técnicos e de horário

Para ICDB, o espaço precisa estar disponível das 7h às 18h:

• 7h às 9h: chegada da equipe, montagem, credenciamento e testes;
• 9h às 17h: evento;
• 17h às 18h: encerramento, desmontagem e saída.

Idealmente, a equipe deve conseguir acessar o espaço no dia anterior para testar notebook, som, projeção, vídeos e cabos. Isso é desejável, mas não obrigatório se o local permitir teste antecipado em outro horário ou se a equipe conseguir chegar cedo no dia do evento.

O local precisa oferecer:

• som;
• projeção;
• microfone, idealmente headset.

Se o espaço oferecer notebook ou computador próprio, isso é positivo, mas não obrigatório. Mesmo quando houver equipamento do local, a equipe deve confirmar compatibilidade com os slides e vídeos antes do evento.

Modelo de solicitação de orçamento

Usar este modelo para pedir orçamento ao local:

Solicitação de Orçamento

Nome do evento: Chega de Bagunça
Qual é o tipo de evento? Curso
Qual a data pretendida? [DATA]
Modo de cadeira: ideal escolar, aceitável auditório
Qual a duração do evento?
Evento: 9h às 17h
Montagem: 7h às 9h
Desmontagem: 17h às 18h
Precisa de ensaio/montagem no dia anterior? Não
Número de cadeiras: 100
Número de mesas: 3
Precisa de coffee break? Não. Mas precisamos de garrafas de café.
Precisa de som e projetor? Sim
Para ciência: entregamos bombom na parte da tarde para os participantes.

Referência de rider técnico/serviço de sala que centros de evento costumam cobrar à parte (usar para conferir o orçamento, não como resposta fixa):

Serviço de sala: 1 galão de água mineral 20L; 1 térmica de café (2,5L).
Equipamentos: 1 tela de projeção 16:9; 1 projetor (mín. 3.000 ANSI lumens);
2 caixas de som com tripé; 2 microfones de mão sem fio ou headset;
1 passador de slide com laser point; 1 flipchart com folhas + kit de canetas;
1 técnico audiovisual durante todo o evento.

Dados para contrato de locação

Quando o local pedir dados para contrato, a treinadora/coordenadora pode enviar:

Razão social: REORGANIZER SERVICOS E TREINAMENTO EM ORGANIZACAO LTDA
CNPJ: 15.687.193/0001-78

Endereço:
Rua Rosa Antunes, 400, sala 2101, Vargem Pequena
CEP 22783-225
Rio de Janeiro/RJ

E-mail: financeiro@reorganize.com.br

Logo para identificação no local

Quando o local (ex.: hotel) pedir a logo do evento para plaquinhas ou identificação, enviar o link público:

Aprovação

A treinadora/coordenadora pode pesquisar e negociar, mas a matriz aprova o fechamento do local, entrada, orçamento e condições finais.